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Fragen und Antworten zur Eröffnung und Führung von Schulgirokonten

Ihre Fragen richten Sie bitte an: Herrn Joachim Dorl

 

Frage

Antwort

Dürfen treuhänderisch geführte Konten für Schulfahrten verwendet werden?

 

Hintergrund: Es werden noch Klassenkonten geführt, welche als Kontoinhaber die Schule ausweisen, aber vom Lehrer für eine Klasse eröffnet und treuhänderisch geführt werden. Ist ein solches treuhänderisch geführte Konto noch ein Privatkonto? Dürfen Elternbeiträge für Schulfahrten oder Lernmittel auf dieses Treuhänderkonto eingezahlt werden, um diese dann auf das eigentliche SGK zu überweisen? Dürfen Beiträge aus den Bildungs- und Teilhabepaket auf dieses Treuhänderkonto eingezahlt werden, um diese dann auf das eigentliche SGK zu überweisen?

Nein, die durch Lehrkräfte eröffneten und geführten Konten entsprechen Privatkonten.

Für die Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit Schulfahrten sind die Schulgirokonten zu nutzen!

 

Die Schulleiterin oder Schulleiter kann im Namen des Landes ggf. für jede Klasse ein Schulgirokonto eröffnen, welches dann für die Einzahlung der Elternbeiträge, der Zuschüsse des Landes und ggf. der Zuschüsse aus dem Teilhabepaket sowie für die Überweisung der Rechnungslegungen der Reisekosten (Auszahlungen) genutzt wird, die Aufzeichnungspflichten/ Verwaltung des Kontos kann durch die für die Klasse zuständige Lehrkraft erfolgen.

 

Die bisher ggf. noch treuhänderisch geführten Konten sind durch die Schulleitungen umzustellen.

Was soll mit geringen „Restbeträgen“ passieren, die nach Klassenfahrten übrig bleiben? Müssen diese Beträge ausbezahlt werden oder können diese auf den SGK verbleiben?

Elternbeiträge können mit Zustimmung der Eltern auf dem Konto verbleiben.

Dürfen die Kontodaten der Eltern gespeichert werden? Hintergrund: Immer die gleichen Eltern zahlen oft zu wenig oder zu viel an Leistungen für Lernmittel oder Schulfahrten oder es werden Restmittel von Elternbeiträgen für Schulfahrten an die Eltern zurück überwiesen. Die Schulen würden gern die Kontodaten speichern. Ist das erlaubt? Wenn ja wie? Ist eine Erfassung der Bank-daten mit der Erfassung der Schülerdaten möglich?

Nein, derzeit nicht. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist den Erfordernissen des DSG LSA (Datenschutzgesetz Sachsen-Anhalt in der Fassung vom 18.02.2002, zuletzt geändert am 27. September 2011, GVBl. LSA S. 648) Genüge zu tun.

Eine gesetzliche oder untergesetzliche Regelung für den Schulbereich in LSA zur Speicherung von Elterndaten besteht nicht. Das heißt, dass hier nach den allg. Regeln eine Erhebung, Nutzung oder Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur dann erfolgen darf, wenn sie für den hoheitlichen Bildungs-auftrag der Schulen notwendig ist oder wenn die/der Betroffene sie freiwillig preisgibt. Bei Kontodaten handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne des § 2 DSG LSA; die beabsichtigte Speicherung der Kontodaten der Eltern zusammen mit den Stammdaten der Schüler wäre sicher eine effiziente Lösung, eine Verbindung mit den Stammdaten der Schüler scheitert aber schon an der mangelnden Notwendigkeit für den Bildungsauftrag.

Erhoben werden könnten zukünftig allenfalls die Kontodaten und Namen der Eltern, dies aber auch nur, sofern diese zustimmen, vgl. §§ 4 Abs. 1, 10 Abs. 2 Nr. 2 DSG. Für eine allgemeine Regelung an den Schulen, d.h., die Sachverhalte -unter welchen Maßgaben die Speicherung der Kontodaten der Eltern für möglich erachtet wird und wie die Einverständnis-erklärung der Eltern konkret zu formulieren ist- sollen mit dem Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmt werden. Im Ergebnis der Abstimmung werden die Schulen unterrichtet.

Warum müssen Mittelzuweisungen für die Schulen einzeln abgefordert werden? Ist es möglich, das Gesamtbudget der Schule auf das Schulgirokonto zu überweisen ohne einzelne Posten gesondert anfordern zu müssen?

 

Das Schulgirokonto ist kein Budgetbewirtschaftungskonto.

Die Haushaltsmittel für die pädagogische Arbeit der Schulen (TGr. 80) werden durch das LSchA bewirtschaftet (übernimmt für Schulen Dienstleistung, u.a. auch die Abrechnung der DR der LK bei Schulfahrten).

Die Schulen erhalten auf das Schulgirokonto nur die Zuschüsse des Landes für die einzelnen Schulfahrten überwiesen.

Ist der Weg zur Bank versichert? Ist das eine DR oder ein Dienstgang? Besteht dienstlicher Unfallschutz? besteht darüber hinaus eine Versicherung, wenn z.B. bei einem Unfall auf dem Weg zur/von der  Bank das Geld gestohlen wird?

Ja, § 2 Abs. 1 BRKG unterscheidet bereits seit 2005 nicht mehr zwischen Dienstgang und Dienstreise. Von dem Sammelbegriff der Dienstreise werden alle Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte erfasst. Der Gang zum Geldinstitut für das Schulgirokonto erfüllt die Kriterien der Dienstreise, weil es sich um die Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben handelt. Damit ist dann auch der Unfallschutz verbunden.

Im Übrigen gelten bei entstehenden Sachschäden (zu denen auch Bargeld zuzurechnen ist) die einschlägigen Erlasse des MF zu Sachschäden (Sachschadensrichtlinie vom 2.11.2012 – MBl. LSA S. 585) nebst der Durchführungshinweise und zur Schadenshaftung bei Kraftfahrzeugunfällen (RdErl. MF vom 26.2.2009 – MBl. S. 244, zuletzt geändert durch Gem. RdErl. MF, StK und übr. Min. vom 27.10.2010 – MBl. S. 588).

In welchem Zahlungsbereich werden anfallende Kontoführungsgebühren verbucht? Wovon sollen diese bezahlt werden, wenn sie nicht im Zusammenhang mit der Vereinnahmung von Leistungen für Lernmittel stehen, z.B. Gebühren für EC-Karten oder TAN-Generatoren, kostenpflichtige Buchungsprogramme?

Kontoführungsgebühren bzw. Transaktionskosten, die für die Überweisung der vereinnahmten Leistungsgebühren für die Lernmittelausleihe sowie der Schadensersatzleistungen vom Schulgirokonto auf das vom Landesschulamt bewirtschaftete Landeskonto entstehen, sind aus den Einnahmen zu decken. Das trifft auch auf alle weiteren Zwecke, für die die Schulgirokonten zu verwenden sind (Schulfahrten) bzw. verwendet werden können, zu.Das ist rechtlich zulässig, denn bei den Kontoführungsgebühren handelt es sich um Systemkosten, die im Zusammenhang mit dem Zweck der Zahlung entstehen. Sie sind daher auch diesen Zwecken zu zurechnen, d. h., gegebenenfalls sind Kontoführungsgebühren aus dem Guthaben zu zahlen. Konkret ist so zu verfahren, dass Überweisungen/Auszahlungen in notwendiger Höhe soweit zu reduzieren sind, dass auf den Schulgirokonten Guthaben verbleiben, um damit die anfallenden Gebühren zu decken.

Eine evtl. EC-Karte/-gebühr ist  ggf. im Zusammenhang mit Schulfahrten erforderlich, um Barauszahlungen zu ermöglichen, deshalb ist eine Gebühr ggf. aus den Zuschüssen für Schulfahrten des Landes zu decken. Buchungsprogramme können nur unter der Voraussetzung eingesetzt werden, sofern sie aus dem Guthaben finanziert werden können, Mittel seitens des Landes stehen hierfür nicht zur Verfügung.

Besteht die Möglichkeit; dass das Budget für Schulfahrten den Schulen schon zu Beginn des Jahres zur Verfügung steht?

Die Zuweisung der Zuschüsse des Landes für die Klassenfahrten an die Einzelschule kann 3x pro Jahr erfolgen, so dass die Zuschüsse vor den jeweiligen Klassenfahrten zur Verfügung stehen (eine rechtzeitige Abforderung durch Schule v. LSchA ist dazu erforderlich).

Bisher wurden die Belege für Mittelab-forderungen in den dafür vorgesehenen Ordnern abgelegt. Werden diese Belege jetzt in den Ordnern für die Schulgirokonten abgelegt, da es sich um buchhalterische Belege handelt?

Es wird empfohlen, die Belege in den Ordnern für die Schulgirokonten abzulegen (muss nachvollziehbar u. geordnet sein, ggf. im Kassenbuch Vermerk in welchem Ordner Belege - z.B. Schulfahrten- abgelegt wurden).

Wie wird erkannt, dass bei der Führung von mehreren Überwachungslisten (für jede Zweckbestimmung eine) die Gesamtsumme auf dem Konto stimmt?

 
  • Indem die Einzahlungen und Auszahlungen aller Überwachungslisten addiert werden und
  • indem ein „Hauptbuch“ geführt wird, in dem alle Überwachungslisten zusammenfließen.
 

Werden weitere Veranstaltungen zur Arbeit mit Excel angeboten?

Schulungen zu Excel werden vom Afi Blankenburg für Landesbedienstete angeboten. Das LISA hat zudem ein Abrufangebot für systembezogene Fortbildungen eingerichtet, Bedarfsmeldungen sind ggf. an das LISA zu richten.

Darf die Schule zur Ausstellung der Spendenbescheinigungen neben der Unterschrift d. SL den Schulstempel verwenden?

Bei der Ausstellung einer Spendenbescheinigung spricht rechtlich nichts gegen die Nutzung eines Schulstempels (kein Schulsiegel verwenden).

Hinweis zur Bezeichnung des Schulgirokontos:

In Abänderung/ Ergänzung zur Mitteilung im SL-Brief vom 05.05.2014 zu Nr. 1.4 „Was ist bei der konkreten Beantragung und Eröffnung von Schulgirokonten zu beachten“ ist nach Mitteilung durch das MF als Kontoinhaber nachstehende Bezeichnung anzuwenden:

Land Sachsen-Anhalt und darunter „Schulname“.

Um Beachtung und ggf. um Korrekturveranlassung wird gebeten.