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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

▼ Warum ist es zwingend notwendig ein Bildungsmanagementsystem für das Land Sachsen-Anhalt einzuführen?

Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung wird auch in Sachsen-Anhalt schrittweise die Umstellung auf medienbruchfreie, digitale Verwaltungsprozesse erfolgen. Die Großvorhaben eGovernment und die Digitale Agenda bilden hierfür den Rahmen.

Notwendig ist der zukünftige Einsatz eines Bildungsmanagementsystems, um

  • die Bereitstellung verlässlicher operativer und statistischer Informationen,
  • digitale Kommunikation zwischen den Akteuren des Schulwesens sowie
  • die Gestaltung digitalisierter und automatisierter Transaktionen

für die beteiligten Akteure im Schulwesen zu ermöglichen.

▼ Werden den Kommunen mit dem Einsatz des BMS-LSA neue Aufgaben übertragen bzw. wird eine Aufgabenerweiterung entstehen?

Nein, BMS-LSA wird die Verwaltungsarbeit an den Schulen, Schulbehörden und bei den Schulträgern vereinfachen und optimieren. Es werden keine zusätzlichen Aufgaben übertragen.

▼ Ist die ortsunabhängige Nutzung des BMS-LSA möglich?

Ja, unter Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen wird eine ortsunabhängige Nutzung des BMS-LSA möglich sein.

▼ Wird es den Kommunen über das BMS-LSA möglich sein, aktuelle Informationen über die Schulen zu erhalten?

Grundsätzlich wird jeder Nutzer auf die Daten zugreifen können, die für die Ausführung seiner Verwaltungsaufgaben nötig sind. Z. B. sind für die Ansprüche eines regionalen Bildungsmonitorings aktuelle Daten in Echtzeit verfügbar; hier müssen im Zuge der Entwicklung von BMS-LSA auch die rechtlichen Rahmenbedingungen des Zugriffs auf diese Daten durch regionale Akteure in den Landkreisen, Städten und Gemeinden geschaffen werden.

▼Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle bei der Entwicklung des BMS-LSA. Wird es ein Rollen-Rechtekonzept geben?

Ja, denn nur dadurch kann gewährleistet werden, dass jedem Nutzer entsprechend seiner Zuständigkeit nur diejenigen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufgabenerfüllung notwendig sind.

▼ Haben die Schulbehörden Einsicht in Prozessabläufe und Daten, die in Verantwortung der Kommunen liegen?

Nein, den jeweiligen Nutzergruppen in den Schulbehörden werden entsprechend ihrer Zuständigkeit nur diejenigen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufgabenerfüllung notwendig sind. Die Schulen, Schulbehörden und die Schulträger besitzen auch zukünftig die Datenhoheit über ihre Daten.

▼ Kann der Einsatz des BMS-LSA die Arbeit der Sekretariatskräfte effektivieren?

Ja, da ein Verfahren zur Verfügung steht, das für die immer komplexer werdende ebenenübergreifende Zusammenarbeit zwischen den an schulischen Prozessen Beteiligten einen unmittelbaren und medienbruchfreien Informationsaustausch gewährleistet. Auf diese Weise müssen beispielsweise Schülerdaten bei der Einschulung oder bei einem Schulwechsel nicht mehr neu erfasst werden. Bei Einsatz einer Sekretariatskraft an mehreren Schulen bzw. als Vertretung an einer anderen Schule entfällt die Einarbeitungszeit in ein anderes Schulverwaltungsprogramm.

▼ Welche Effektivierungseffekte entstehen den Kommunen durch den Einsatz des BMS-LSA?

Die Verwaltungsarbeit an den Schulen, Schulbehörden und bei den Schulträgern kann durch den Einsatz des BMS-LSA entsprechend der aktuellen gesetzlichen Vorgaben vereinfacht und optimiert werden. Entsprechende neue oder geänderte gesetzliche Vorgaben werden regelmäßig im BMS-LSA automatisch den zugehörigen Prozessen in der Schulverwaltung zugeordnet.

▼ Wird der Einsatz des BMS-LSA den Abbau von Bürokratie in Schulen unterstützen?

Ja, BMS-LSA ist ein Softwaresystem für die Unterstützung sämtlicher Verwaltungs-, Planungs- und Statistikprozesse für Schulen, Schulbehörden und weitere an schulischen Prozessen beteiligte Einrichtungen des Landes Sachsen-Anhalt, das zu spürbaren Entlastungen zur Umsetzung von Verwaltungsaufgaben an den Schulen und in den Verwaltungen führen wird. Beispielsweise müssen Schülerdaten nur einmal eingegeben werden und stehen dann entsprechend der vergebenen Rollen- und Nutzungsrechte zur Aufgabenerfüllung den Lehrkräften zur Unterrichtsdokumentation (z. B. Leistungsdaten), zur Organisation der Prüfungen, der Schullaufbahn oder von Schulveranstaltungen ortsunabhängig zur Verfügung. Ebenfalls wird die Papiererhebung zur Amtlichen Schulstatistik für die allgemein bildenden Schulen wegfallen.

▼ Wird der Einsatz des BMS-LSA zur Sicherstellung der Unterrichtsversorgung an den Schulen beitragen?

Ja, da durch den Einsatz von BMS-LSA die Schulleitung und die Lehrkräfte von administrativen Aufgaben entlastet werden. Der zeitliche Aufwand für Verwaltungsarbeiten wird spürbar abnehmen, sodass sie sich verstärkt auf ihre jeweiligen Kernaufgaben konzentrieren können.

▼ Entstehen den Kommunen Kosten für die Entwicklung des BMS-LSA?

Nein, das Land übernimmt die Entwicklungskosten.

▼ Sind Kostenersparnisse für die Kommunen bei Einsatz des BMS-LSA anzunehmen?

Mit Einführung von BMS-LSA wird langfristig eine finanzielle Entlastung der Schulträger entstehen, da dieses Verfahren allen Schulen in Sachsen-Anhalt kostenlos zur Verfügung gestellt wird und somit Anschaffungskosten für kommerzielle Schulverwaltungsprogramme reduziert werden bzw. entfallen sowie die jährlichen Kosten für Updates geringer sind als beim Einsatz von IT-Verfahren unterschiedlicher Anbieter.

▼ Benötigen die Schulen für die Nutzung des BMS-LSA zusätzliche Hardware bzw. sind besondere Ausstattungsvoraussetzungen an den Schulen zu schaffen?

Nein, für die Nutzung von BMS-LSA genügen ein internetfähiger Computer mit Internetanschluss und ein Browser.

▼ Wird es von BMS-LSA auch eine lokal zu installierende Version geben?

Nein, ein wichtiges Ziel bei der Einführung von BMS-LSA ist die Minimierung des Wartungs- und Administrationsaufwandes an den Schulen. Dies ist nur durch eine zentrale Lösung zu erreichen. Eine zentrale Webapplikation ermöglicht die direkte Einspielung von Software-Updates ins System. Den Schulen steht somit stets die aktuelle Version zur Verfügung, ohne dafür eigenen Mehraufwand zu betreiben.

▼ Durch wen erfolgt die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulträger?

Die durch das Land Sachsen-Anhalt angebotenen Schulungsmaßnahmen in der Einführungsphase des BMS-LSA stehen auch dem Personal der Schulträger offen.

▼ Wer trägt die Kosten für die Schulung der Nutzer?

In der Einführungsphase übernimmt das Land Sachsen-Anhalt die Kosten für die Schulung der Nutzer.

▼ Ab wann erfolgt die Schulung der zukünftigen Nutzer?

Die Durchführung von Schulungen der zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern beginnt ab dem vierten Quartal im Jahr 2019 und wird gemäß des Entwicklungsfortgangs kontinuierlich fortgeführt.

▼ Wer ist für den Betrieb des BMS-LSA verantwortlich?

Für den Betrieb des BMS-LSA ist das Land verantwortlich. Die dauerhafte Finanzierung des Betriebs muss zwischen dem Land und den kommunalen Spitzenverbänden ausgehandelt werden.

▼ Wie erhalten die Kommunen Informationen zum Stand im Projekt BMS-LSA?

Bereits 2014 fanden Gesprächsrunden zu diesem Thema u.a. mit den Schulträgern (Landkreisen) statt, die im letzten Jahr mit dem Städte- und Gemeindebund und dem VDP fortgesetzt wurden. Den Spitzenverbänden wurden im letzten Jahr die wichtigsten Arbeitspapiere vom BMS-LSA zur Verfügung gestellt und eine aktive Mitarbeit angeregt. Der Landkreistag/Städte- und Gemeindebund könnte auch zukünftig die Weitergabe der Informationen über den Stand vom BMS-LSA an alle Landkreise sowie Städte und Gemeinden übernehmen. Des Weiteren wird es den Schulträgern ermöglicht, prozessbezogen in den noch zu bildenden Expertengruppen an der Entwicklung des BMS-LSA mitzuwirken und die Ergebnisse auch zu kommunizieren. Zudem wird ein Projektbeirat, in dem Interessenvertreter der Akteure von schulischen Verwaltungsaufgaben berufen sind, regelmäßig über den aktuellen Stand des Projektes informiert.

▼ Welche Aufgaben haben die themenbezogenen Arbeitsgruppen?

Innerhalb der themenbezogenen Arbeitsgruppen erfolgt die je nach Projektphase erforderliche Erarbeitung von Ergebnissen sowie deren Abstimmung (z. B. bei der Erhebung von Anforderungen, der Erstellung von Prozessmodellen oder Migrationsstrategien). Dies erfolgt unter aktiver Mitwirkung von zukünftigen Nutzern nach Bedarf und wird mit Beginn der Entwicklungsleistung ab 01.02.2019 zunehmend erforderlich sein.

▼ Über welchen Weg kann ich mein Interesse zur Mitarbeit in einer themenbezogenen Arbeitsgruppe bekunden?

Wenn Sie Interesse haben, in einer themenbezogenen Arbeitsgruppe mitzuwirken, schreiben Sie eine E-Mail an: Claudia.Wieprecht@min.mb.sachsen-anhalt.de

Geben Sie dabei bitte auch den Prozess gemäß Prozesslandkarte zum BMS-LSA (siehe Projektauftrag) an, für den Sie Ihr Interesse bekunden.

▼ Werden innerhalb von BMS-LSA auch Module zur Stundenplanung entwickelt?

Die Umsetzung des Teilprozesses „Unterricht planen“ wird gemäß Prozesslandkarte zum BMS-LSA durch die Schnittstellendefinition zu kommerziellen IT-Verfahren zur Stundenplanung erfolgen. Entscheidungen zur Anzahl bzw. Benennung von kommerziellen Softwareverfahren zur Stundenplanung sind zum aktuellen Zeitpunkt nicht gefallen. Diese Entscheidung wird unter Berücksichtigung der Anforderungen, die das Ministerium für Bildung zur Nutzung in allen Schulformen in Absprache mit den zukünftigen Nutzern an eine solche Software stellt, gefällt und bedarf auch der Berücksichtigung vergaberechtlicher Vorgaben.

▼ Wann beginnt die Entwicklung des BMS-LSA?

Geplant ist der Beginn der Entwicklungsleistung zum 01.02.2019.

▼ Wann wird das System verbindlich für alle Schulen eingeführt?

Die schrittweise Entwicklung und Inbetriebnahme des BMS-LSA soll schulformbezogen (zunächst die Grundschulen mit der höchsten Anzahl an Schulen, dann weiterführende allgemeinbildende Schulen und dann berufsbildende Schulen) erfolgen. Abhängig vom Fortgang des Projekts sowie den gesetzlichen und politischen Rahmenbedingungen soll das System in vier Ausbaustufen entstehen. Möglichst im Jahr 2020 soll der Betrieb des BMS-LSA in der ersten Ausbaustufe (in Grundschulen) erfolgen. Parallel dazu werden die anderen Ausbaustufen kontinuierlich weiterentwickelt.

Haben Sie weitere Fragen?

Dann senden Sie bitte Ihre Frage an Claudia.Wieprecht(at)min.mb.sachsen-anhalt.de